クリニックに必要な就業時間の管理「終業時刻を過ぎても退勤しない職員への指導」

１、仕事で残っている場合には緊急度を確認する

職員が仕事でクリニックに残っている場合には、その日にしなければならない仕事なのかどうか、仕事の緊急度を確認してください。

（１）緊急度が高い場合

突発的に発生した仕事や勤務時間内には別の理由があり、その仕事が出来なかった場合などがあります。どうしても、今日残業を行わなければならない場合には、その仕事を残業と認めざるを得ないでしょう。
残業を行わせる一般的な方法は「①院長が残業命令を出す場合」と「②本人から事前に残業の申請をさせて院長が残業を承認する場合」があります。多くのクリニックでは②の方をとりますが、運用面に課題があるクリニックも多く、適切な指導が必要です。

（２）仕事の緊急度が低い場合

残業をする理由として「勤務時間だけでなく余裕を持ってやりたい」という、本人の希望から残業している場合も多くあります。このような残業を数回認めてしまうと「ダラダラ残業」が日常的に発生してしまうことになりかねません。緊急度や必要性が低い残業については認めず、仕事は勤務時間で効率よく行うことを理解させ、必要なければ早く退勤するように指導をしてください。

２，理由なく残っている場合には、すみやかに退勤させる

終業時刻以降にプライベートの予定があり、その時刻まで時間をつぶしていることがあります。また先輩や同僚が残っているから帰れないということもあります。仕事をしている様子無く残っている場合には、速やかに退勤するよう指導してください。仕事をしている様子はあっても承認を受けた残業出ない場合には、仕事を打ち切って退勤するよう促す必要があります。

３，故意に残業代を請求する職員が出る

残業の承認ルールなどをしっかり運用させないと、残業の必要性や仕事の密度に関わりなく、終業時間から退勤時間までを残業代として請求できるという認識を持ちかねない職員がでます。就業時間内に十分に完了できる仕事であっても、効率よく仕事をおこなうという意識は失われ、更に作業効率は下がり、その結果、残業代はふくれあがるというリスクがあります。また、人件費だけでなく水道光熱費などの経費も増えてしまいます。

４，過去にさかのぼって残業代を請求される

「残業をしていても今までは残業を付けていなかった」という話を聞くことはあります。
確かに人間関係が良好な場合や、その方が現在の給与に不満が無い場合には問題が表面化しないことはあります。しかし、何かのきっかけで人間関係がこじれてしまったり、給与に対して不満を持ちはじめると、過去に行った時間外労働に対する残業代を遡って支払うリスクが非常に高くなります。遡及は３年ですが、おそらく５年になるのも時間の問題のようです。そのなったときの遡及額が膨大なものになると思われます。
また残業代で問題となるのが、タイムカードに記録された時間が、勤務していた時間と同じかどうか、ということです。タイムカードの記載された時間が疑わしい場合は、毎日あるいは一定期間ごとに、実際の勤務開始時刻から終了時刻と、実勤務時間について、本人と相違が無いように照合確認する必要が有ります。確認後は、本人の承認印を求めるのが望ましいでしょう。残業代請求は起こりやすいトラブルですから、院長は勤務時間とは、どのような時間をいうのかを、まず院長自身が理解し、職員に説明しなければなりません。
また、日頃の健康に留意し、不必要な残業はさせない、承認のない残業は行ってはならないことを、日頃から指導徹底をすることが重要です。