先月退職した職員から内容証明の郵便が届きました。内容は、「在職時に受け 取っていない残業代があるため、追加で支払って欲しい」というものでした。タ イムカードで労働時間を管理し、その記録に従って残業代を支払っているため、 未払い残業代はないと認識していますが、どのように対応すればよいのでしょう か？
A, 未払い残業代を主張する根拠を確認し、未払いのものがあれば、追加の支払い
が必要になります。今後、同じことが起こらないように、実際の手順を確認し、
問題があれば改善しましょう。
詳細解説：
１．残業代の請求根拠の確認まずは退職者に、未払い残業代があると主張している根拠を
示してもらいましょう。
例えばタイムカード以外で労働時間が記録されている資料があれば、その資料を送ってもらい、示された
資料をもとに、その時間について労働をしていたかを精査します。精査に時間がかかるようであれば、
時間の猶予をもらい、回答の日時を伝えます。なお、未払い残業代の時効は、2020 年 3 月
31 日までに支払うべきものは 2 年であり、2020 年 4 月 1 日以降に支払うものから 3 年に
延長されています。
２．問題が生じやすいケース
未払い残業代が請求される原因には、労働時間管理における説明不足や誤った運用があります。
例えば、始業前に職員が自主的に任意参加の勉強会を開催していたところ、時間の経過
とともに強制参加のような勉強会になっており、参加しなければ業務に支障が出てくるよ
うなケースです。勉強会や研修はその内容から、労働に該当するのかを事前に確認し、労
働ではないとする場合には、誤解のないように説明することが求められます。
また、36 協定で 1 ヶ月の上限時間を 30 時間として締結し、この内容を遵守するために残
業時間を 30 時間までしか付けられないと管理者から言われ、タイムカードを打刻し再び業務を
行っているということがあります。
36 協定の内容を遵守することは重要ですが、仮に36 協定で締結した時間数を超える残業を行っ
たときであっても、超えた時間数の残業代の払いが必要です。
そもそもこのような運用が行われていないかを確認し、運用に問題があれば、適正に労
働時間を申告するように職員と管理者に説明を行い、場合によっては 36 協定で締結してい
る時間数を変更する（長くする）などの対応が求められます。
退職者から未払い残業代の請求があった際、対応を放置しておくと、退職者との関係
がこじれ、解決に時間を要することがあります。誠実に対応するとともに、請求に至った
原因をみつけ、改善を進めましょう。
この記事を書いた人
代表 林 正人
会社員時代に出向にて子会社の社長を歴任するも、人事労務関係の苦労を実体験した経験から「社会保険労務士」に。独立後は介護業界をはじめとする福祉と医療分野での人事労務支援と人材育成を専門に活動中。セミナーや講演会は、全国の医療・福祉団体にて年間50 回を超える。「人を大切にする経営学会」会員。趣味は年に一回、家族で行く海外または国内温泉旅行を楽しむ。
